La Importancia Fiscal y Legal de los Libros y Registros Obligatorios para las Sociedades

En los libros se anotan met�dica y ordenadamente las operaciones realizadas, se registran todos los hechos contables y movimientos de la sociedad; as�, los libros se consolidan instrumentos util�simos para veri?car en todo tiempo el resultado de las actividades y la situaci�n econ�mica ?nanciera de la empresa.

El objetivo del presente art�culo es extender ante al lector un panorama general de la obligaci�n y los efectos ben�?cos de llevar libros y registros en las sociedades. Para ello, lo primero que ha de considerarse es la divisi�n de los libros en contables y sociales.

Los libros contables

Constituye una obligaci�n contar con los libros, as� lo precept�an los art�culos 28 del C�digo Fiscal Federal (CFF) y 34 del C�digo de Comercio; pero tambi�n comportan una necesidad, ya que permiten obtener datos ordenados de acuerdo a los principios contables o bases especiales de registro que se emplean para evaluar la situaci�n econ�mico?nanciera de la empresa. Los libros principales son el Diario, el Mayor y el de Inventarios.

En el libro Diario (considerado como uno de los m�s importantes) se har� el registro estrictamente cronol�gico de las operaciones practicadas por una empresa y corri�ndolas por partida doble a ?n de indicar el movimiento de cargo o cr�dito; adem�s se incluyen descripciones breves de los actos, actividades y operaciones que se realicen y produzcan modi?caciones en las cuentas, con sus correspondientes cantidades.

En el libro Mayor ?guran los nombres de las diversas cuentas de la contabilidad establecidas para el registro, clasi?caci�n y control de las operaciones practicadas y registradas previamente en el libro diario, su saldo al ?nal del periodo de registro inmediato anterior, el total del movimiento de cargo o cr�dito a cada cuenta en el periodo y su saldo ?nal. Como el libro diario, tienen su fundamento legal en los art�culos 28 y 29 del Reglamento del C�digo Fiscal Federal.

El libro de Inventarios y Balances, es el instrumento de registrode los bienes, derechos y deudas que se tienen, permite identi?car por unidad, producto, concepto y fecha los aumentos y disminuciones en los inventarios, la existencia al inicio y al ?nal de cada ejercicio conforme al art�culo 28 del C�digo Fiscal Federal. Funge c�mo medio de control de las mercanc�as, materia prima, productos en proceso y ya terminados. En �l han de aparecer los estados de posici�n ?nanciera y de resultados.

Los contribuyentes pueden emplear indistintamente los sistemas de registro manual, mecanizado o electr�nico para cumplir con su obligaci�n conforme al art�culo 27 del Reglamento del C�digo Fiscal Federal. Si se adopta el registro manual o mecanizado, deber�n llevarse cuando menos los libros Diario y Mayor; si se opta por el registro electr�nico, se llevar� como m�nimo el segundo citado.

Dado que el art�culo 28 del Reglamento del C�digo Fiscal Federal marca la obligaci�n de que los libros est�n debidamente encuadernados, empastados y foliados, las fojas que se destinen a formar los libros Diario y/ o Mayor podr�n encuadernarse y foliarse consecutivamente dentro de los tres meses siguientes al cierre del ejercicio y han de incluir el nombre, domicilio y RFC del contribuyente.

Por regla general, la documentaci�n y la contabilidad deber�n ser conservadas en el domicilio ?scal durante un plazo de cinco a�os contados a partir de la fecha en que se present� o debi� presentar la declaraci�n con ellas relacionada (art�culo 30 del C�digo Fiscal Federal); sin embargo, cuando dichas documentaci�n y contabilidad correspondan a actos cuyos efectos ?scales se prolonguen en el tiempo, el plazo de referencia comenzar� a computarse a partir del d�a en que se presente la declaraci�n ?scal del �ltimo ejercicio que haya producido tales efectos.

Si por alguna raz�n los libros y dem�s registros de contabilidad del contribuyente se inutilizan de manera parcial, deber�n conservarse hasta en tanto no se extingan las facultades de comprobaci�n de las autoridades ?scales. Si la destrucci�n es total o se trata de p�rdida o robo de los libros y registros, habr�n de registrarse, en los nuevos libros, los asientos relativos al ejercicio en el que sucedi� la destrucci�n o p�rdida, pudiendo realizarse por concentraci�n y debiendo conservar en su caso, el documento p�blico en el que consten los hechos ocurridos, conforme el art�culo 33 del Reglamento del C�digo Fiscal de la Federaci�n.

En los art�culos 83 y 84 del C�digo Fiscal Federal est�n preceptuadas las infracciones y sanciones en las que se puede incurrir por la inobservancia de la obligaci�n de llevar la contabilidad (libros y registros), con multas desde los $180.00 hasta los $55,901.00 e incluso la posibilidad de que la autoridad, ante la omisi�n de libros y registros contables, pueda efectuar una determinaci�n presuntiva de las contribuciones omitidas. En efecto, el C�digo Fiscal Federal otorga a la autoridad ?scal la facultad de determinar presuntivamente la utilidad ?scal de los contribuyentes, sus ingresos y el valor de los actos, actividades o activos por los que se deba pagar impuestos cuando no se lleven libros o registros contables con la documentaci�n comprobatoria de m�s del 3% de alguno de los conceptos de las declaraciones, o no proporcionen los informes relativos al cumplimiento de las disposiciones ?scales. Esto es m�s que su?ciente para se�alar la importancia de contar con los libros y registros contables actualizados y en perfecto orden, pues de lo contrario se podr�an ?ncar a la empresa cr�ditos ?scales basados en una �aproximaci�n� de lo que la autoridad ?scal considere como contribuci�n omitida y que de antemano se sabe resultar� ruinosa en el aspecto econ�mico-?nanciero para la sociedad, que se ver� en la necesidad de disponer los medios de defensa legales que correspondan.

Los libros sociales

Permiten conocer los movimientos importantes de una sociedad: sus acuerdos principales, la salida o entrada de alg�n socio, el incremento en su capital social, la compraventa de activos, acciones, etc. Llegan a convertirse en la constataci�n escrita de la historia de la sociedad.

Si bien aqu� s�lo se har� menci�n de los principales libros que lleva una sociedad an�nima por ser �sta la de tipo m�s com�n, bastar� para dar al lector idea de los libros que se deben llevar en otras sociedades.

Libro de Actas.

Es el libro corporativo m�s importante de una sociedad, pues en �l deben constar todos y cada uno de los acuerdos tomados en Asambleas Generales Ordinarias y Extraordinarias. La obligaci�n de llevar este libro nace con el Acta Constitutiva de la sociedad, pues ya a partir de ese momento es posible deliberar y acordar alg�n asunto importante que afecte a la sociedad y �seg�n el art�culo 36 del C�digo de Comercio� es cuando se debe de integrar el libro de Actas. Para cumplir con dicha obligaci�n deber� hacerse constar en �ste por lo menos una Asamblea General Ordinaria cada a�o y las Asambleas Generales Extraordinarias que se requieran, seg�n la sociedad; las actas de Asambleas Generales deber�n ir debidamente ?rmadas por el Presidente, el Secretario y el Comisario que hubieren intervenido conforme al art�culo 194 de la Ley General de Sociedades Mercantiles, as� como por los accionistas presentes que lo deseen.

A veces las sociedades no pueden, por alg�n motivo, hacer constar las actas en el libro; en tales casos, seg�n el art�culo 34 del C�digo de Comercio, esas actas (que se pueden denominar como �sueltas�) deber�n ser encuadernadas dentro de los tres meses siguientes al cierre del ejercicio, debidamente ?rmadas por el Presidente y el Secretario de la Asamblea.

Libro de Registro de Acciones.

En �ste deben registrarse todos y cada uno de los socios accionistas que formen parte de la empresa, tanto desde el momento de su constituci�n como cada vez que ingrese un nuevo miembro, pues de acuerdo al art�culo 129 de la Ley General de Sociedades Mercantiles, la sociedad considerar� due�o de las acciones a quien aparezca inscrito como tal en el registro; �ste deber� incluir tambi�n, por supuesto, las salidas de los miembros.

La obligatoriedad de este libro nace, como la del anterior, con el momento en que se constituye la sociedad.

Los requisitos de este Libro, seg�n el art�culo 128 de la Ley General de Sociedades Mercantiles, son:
1.- Nombre, nacionalidad, domicilio del accionista e indicaci�n de las acciones que le pertenezcan, expres�ndose los n�meros, series, clases y dem�s particularidades;
2.- La indicaci�n de las exhibiciones que se efect�en;
3.- Las transmisiones que se realicen.

Libro de Registro de Aumento o Disminuci�n de Capital Social.

Como su nombre se�ala, deber� contener la inscripci�n de todo aumento o disminuci�n (especi?cando su manera y proporci�n) del Capital Social.

Libro de Sesiones de Consejo.

En los estatutos de la empresa se podr� especi?car si ser� dirigida por un Consejo de Administraci�n o por un Administrador General �nico; de ser un Consejo, las resoluciones tomadas deber�n ser registrarse por escrito, seg�n lo marca el art�culo 143 de la Ley General de Sociedades Mercantiles, para lo que se sugiere llevar este tipo de libro en aras de un mejor control.

Los Libros Corporativos son documentos mercantiles que, debidamente integrados y ?rmados, sirven como importantes medios de prueba no s�lo para efectos legales internos, sino tambi�n externos. Con fundamento en el art�culo 1299 del C�digo de Comercio, si se lleva un juicio mercantil, el reconocimiento o inspecci�n judicial har� prueba plena cuando se haya practicado en objetos que no requieran conocimientos especiales o cient�?cos, como puede ser la revisi�n de la actualizaci�n de los Libros Corporativos. M�s a�n: a petici�n de parte o de o?cio en un litigio podr� decretarse la exhibici�n de los Libros, registros y documentos de los comerciantes; de ah� la importancia de tener actualizados tales Libros en una empresa.

As� mismo, las autoridades ?scales, con fundamento en el art�culo 53 del C�digo Fiscal de la Federaci�n, pueden solicitar datos, informes o documentos del contribuyente.

A lo anterior ha de a�adirse que todo comerciante, seg�n el art�culo 46 del C�digo de Comercio, est� obligado a conservar los libros, registros y documentos de su negocio por un plazo m�nimo de 10 a�os, si bien para efectos ?scales es conveniente conservarlos durante toda la vida de la sociedad, pues conforme al art�culo 30 del C�digo Fiscal Federal, trat�ndose de las actas constitutivas de las personas morales, de los contratos de asociaci�n en participaci�n, de las actas en que se haga constar el aumento o la disminuci�n del capital social, la fusi�n o la escisi�n de sociedades, de las constancias que emitan o reciban las personas morales en los t�rminos de la Ley del Impuesto Sobre la Renta al distribuir dividendos o utilidades, de la informaci�n necesaria para determinar los ajustes a que se re?ere la ganancia por enajenaci�n de acciones y el costo comprobado de adquisici�n en enajenaciones subsecuentes, as� como de las declara-ciones de pagos provisionales del ejercicio, de las contribuciones federales, deber� conservarse por todo el tiempo que subsista la sociedad o contrato de que se trate.

Ahora bien: el art�culo 241 de la Ley General de Sociedades Mercantiles precept�a, para efectos de liquidaci�n de una sociedad, que una vez nombrados los liquidadores, los administradores les entregar�n libros, bienes y documentos de aqu�lla, adem�s de que dichos liquidadores mantendr�n en dep�sito durante diez a�os tales documentos.

Otra raz�n para que las empresas tengan actualizados sus Libros Corporativos (adem�s de las ventajas administrativas que reportan el control y orden de las operaciones de la empresa), es que, de no ser as� y con fundamento en los art�culos 28 �ltimo p�rrafo, 83 fracci�n II, 84 fracci�n II del C�digo Fiscal de la Federaci�n, en caso de una Visita Domiciliaria o Revisi�n de Gabinete por parte del Servicio de Administraci�n Tributaria (SAT), traer�a consecuencias ?scales y una multa por aproximadamente $4,211.00; aunado a otra

Conclusi�n:

La obligatoriedad de tener debidamente actualizados los libros contables y corporativos, no s�lo evita contingencias de car�cter ?scal que pueden redundar en la aplicaci�n de cr�ditos ?scales presuntos y la imposici�n de multas, sino que implica el bene?cio de otorgar a las sociedades instrumentos probatorios en caso de revisiones por parte de la autoridad ?scal en ejercicio de sus facultades de comprobaci�n; incluso frente a otros juicios de car�cter mercantil, pues en diferentes tesis jurisprudenciales puede constatarse que las actas de asamblea de sociedad mercantil producen convicci�n y e?cacia probatoria frente a la autoridad hacendaria a partir de la fecha en que se protocolizan, as� como que los asientos de los libros realizados conforme a la ley mercantil hacen fe contra los que no observaron lo ordenado por la ley, salvo prueba en contrario admitida por el derecho; es decir, contra una sociedad o un comerciante que no lleva la contabilidad o no presenta sus libros, hacen fe los de su contrario llevados regular y legalmente.

El nombramiento de administrador o Consejo de Administraci�n y Comisarios, de acuerdo con el art�culo 181 fracci�n II, ser� acordado por medio de una Asamblea Ordinaria, la cual s�lo requiere para su validez que el acta respectiva se asiente en el libro relativo. Esto signi?ca que tiene validez jur�dica por el simple hecho de plasmar la voluntad de las partes integrantes de una Asamblea de Accionistas en un Acta; sin embargo cabe mencionar que a ?n de que los nombramientos de apoderados y administradores surtan efectos jur�dicos contra terceros, ser� necesaria su inscripci�n en el Registro P�blico de Comercio.
Lo expuesto muestra la importancia que cobra para las empresas que los libros contables y sociales se hallen correctamente actualizados y ordenados.

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