Elementos Caracterizadores:

1) De saparición de los componentes tradicionales de la copia.
2) El destinatario legal.
3) Interés legítimo y derecho a obtener copia.
4) La “concreta ?nalidad ” del párrafo 7º del artículo 17 bis.
5) El traslado a papel.
5.1) Características.
5.2) El traslado a papel como ?nalidad de la copia.
5.3) Diversos supuestos.
6) Copia de viaje único, especializada y de fácil eliminación.
7) La presunción favorable de gestión registral del documento.
8) La remisión general del párrafo 8º del art 17 bis.

El proceso de perfeccionamiento de la copia electrónica:

1) Primera fase: expedición de la copia.
2) Segunda fase: remisión de la copia.
3) La copia e?caz

Copia simple electrónica

Las diversas “naturalezas jurídicas” de la copia electronica:

1) Copia e?caz.
2) Remitida pero no recibida.
3) Expedida y no remitida.
4) Con defectos jurídicos esenciales.
5) Con defectos tecnológicos no esenciales.
6) Copia simple electrónica.
Posibilidad de copias múltiples
Aspecto ?scal
Conclusiones

Re?exión inicial: hacia un notariado del siglo XXI

Desde que fue promulgada la Ley Orgánica del Notariado de 28 de mayo de 1862, ninguna otra norma ha sido tan importante para con?gurar la profesión, como la Ley 24/2001, de 27 de diciembre. Ello se debe a que contempla novedades tecnológicas sin parangón en la historia notarial y abre un mundo de posibilidades futuras, impensable hace apenas una década.

En primer lugar, crea instituciones radicalmente nuevas, carentes de conexiones legales, doctrinales o históricas con lo antes existente. La Firma Electrónica Notarial (en adelante FEREN) es el ejemplo más destacado. Su tenencia y utilización no es potestativa para el notario en todos los casos; al contrario, él estará en ocasiones obligado legalmente a hacer uso de ella; o sea que, de?nitivamente, la Ley considera parte del quehacer natural del notario, tanto el manejo de una muestra de tecnología tan compleja cual es la ?rma electrónica, como el conocimiento de sus características técnicas. El hecho de que sea necesario –obligatorio–, para la práctica notarial, adquirir conocimientos sobre materias en principio tan alejadas de ésta como las técnicas telemáticas o informáticas, prueba de qué manera esta norma signi?ca un punto de in?exión para el notariado.

En la Ley de referencia se observan, como frutos inmediatos de la FEREN, el documento público electrónico (matriz) y el protocolo electrónico, las copias electrónicas notariales para ser presentadas en los registros y o?cinas, la formalización de negocios jurídicos a distancia con la participación de dos notarios a la vez pero con un único documento ?nal, la remisión de partes, declaraciones, comunicaciones y autoliquidaciones tributarias, la constatación fehaciente de hechos relacionados con soportes informáticos, entre otros.

Lo anterior supone la creación de una nueva prestación notarial: la gestión telemática integral del documento. Las o?cinas notariales han venido efectuando la gestión del documento en los registros y las diversas administraciones en concurrencia, fundamentalmente, con las gestorías. Como es natural, en la mayoría de las ocasiones dicha gestión no ha podido alcanzar a todos los registros u o?cinas de España, sino a los más cercanos al despacho o los más habituales; mas ahora se aspira a la presentación del documento público en el registro, la liquidación telemática de los impuestos, la comunicación a la gerencia del catastro y al Ayuntamiento correspondiente a efectos de Plus valía, todo ello en el mismo día de la autorización, cual sea el lugar físico en el que se encuentre situada la o?cina notarial. Es, por supuesto, algo bien diferente de lo que existe en la actualidad. El objetivo, desde luego, no puede ser el de obtener un monopolio en la gestión documental –impensable para una sociedad entre cuyas bases está la del fomento de la competencia–, sino todo lo contrario, competir en el mercado mediante el ofrecimiento de menos costes, más calidad y rapidez. Para que tal cosa sea posible, desde ahora el notariado dispondrá de una combinación poderosa y exclusiva: la que forman la copia electrónica con valor de documento público y el empleo de técnicas telemáticas de comunicación.

Empero, más allá de lo que directa o indirectamente regula o permite, la Ley 24/2001 posee un cierto carácter simbólico, de inicio de un nuevo ciclo, no sólo por su estratégica situación temporal en los albores del siglo XXI, sino por ser la puerta de entrada del notariado en el mundo de las nuevas tecnologías y la denominada sociedad de la información, luego de algunos años de mucha incertidumbre debida a la conjugación de ciertos factores y elementos.

El notariado se apoya sobre todo en la fuerza del documento que genera, especialmente el de la escritura pública. Pues bien, es conocido que en los últimos tiempos la escritura ha venido sufriendo ataques provenientes de diversos estamentos sociales, políticos y jurídicos que la han acusado de ser un documento “pesado” frente a la agilidad de otras formas documentales, lento en su generación y tramitación e injusti?cadamente caro en ocasiones. En síntesis y de?nitivamente, poco competitivo en un mundo donde la libre competencia se ha convertido en dogma de fe económica. Esto ha derivado en erosión y debilitamiento de la escritura y por ende, del propio notariado.

Hay que añadir la eclosión de las nuevas tecnologías de comunicación, especialmente Internet, des de la segunda mitad de los años 90. Desde luego, a la profesión notarial no se le auguraba ningún futuro en este mundo, más bien todo lo contrario: la consideración general del notario era la de alguien perteneciente al pasado, anclado en sus gruesos volúmenes de Protocolo, incapaz de todo punto de adaptarse a un mundo en cambio vertiginoso y mucho menos de ser un elemento activo dentro de él. Se pensaba, en todo caso, que sería barrido del mapa, ya que su supuesta única función real, la dación de fe pública, iba a ser sustituida ventajosamente por esa especie de moderno Grial que es la ?rma electrónica.

No ha sido así, entre otras razones, por la principal de que el notariado es, sobre todo, una profesión práctica, especializada en ofrecer soluciones e?caces a los problemas reales de cada momento, lo cual le ha permitido enfrentarse a los retos de una sociedad tan compleja y cambiante como la de los siglos XIX y XX. Producida la eclosión de las nuevas tecnologías y tras un periodo inicial de lógicos titubeos, ha encontrado un camino propio, consistente en incorporar sin complejos la tecnología al ejercicio habitual de la profesión –en algunos casos con proyectos pioneros y vanguardistas– pero sin abandonar los principios jurídicos del sistema latino de seguridad jurídica preventiva, cuya e?cacia en la tutela de los intereses del ciudadano frente a los excesos del mercado está bien demostrada.

Esa combinación de tecnología y sistema jurídico latino es la fórmula que el notariado español ha elegido para afrontar el reto planteado por la sociedad de la información y que se condensa en ese concepto-fuerza de notariado del siglo XXI, todo lo cual tiene su inicio emblemático en la Ley 24/2001.

Es precisamente dicha Ley en la que se crea la institución objeto de este trabajo: la copia notarial electrónica. Entre las tareas más importantes a las que a medio plazo forzosamente debe hacer frente el notariado, está la de crear un cuerpo de doctrina que revista la regulación legal de instituciones jurídicas inéditas a la fecha y que carecen, por tanto, de soporte jurisprudencial o doctrinal, como la ?rma electrónica notarial, las copias y matrices electrónicas y los nuevos servicios en la sociedad de la información. La normatividad sobre estos temas tiende a referirse más a los aspectos técnicos que a los jurídicos, los cuales son escuetamente despachados, planteando grandes problemas de interpretación y dando pie a múltiples re?exiones.

Más que en cualquier otro sector del saber jurídico, ahora es necesaria en éste la aplicación del trabajo de análisis doctrinal para crear un entramado de ideas –del que carece– basado en los principios que con?guran la seguridad jurídica preventiva; trabajo que permita dotar de coherencia al sistema y sea base de futuras resoluciones jurisprudenciales. La di?cultad de comprensión de los mecanismos técnicos y las constantes novedades que se producen en este campo no deberían ser obstáculos para el estudioso del Derecho, sino al contrario, una demostración de la urgencia de emplearse a fondo y un acicate para hacerlo. Este trabajo quiere ser una aportación en tal sentido.

Legislación aplicable

La normativa vigente al ?nalizar la redacción de este trabajo es en primer y principal lugar la Ley 24/2001, de 27 de diciembre, de medidas ?scales, administrativas y del orden social (en adelante la Ley), en especial su sección 8ª, “Incorporación de Técnicas Electrónicas, Informáticas y Telemáticas a la seguridad jurídica preventiva”, y que comprende los artículos 106 a 115 de la Ley, el último de los cuales  modi?ca la del Notariado de 1862, al añadir un artículo 17 bis y la Disposición Transitoria undécima. Además, hay que tener en cuenta las Disposiciones Adicionales vigésima sexta y vigésima novena y las Transitorias vigésima y vigésimaprimera.

La sección 8ª se encuentra pendiente de desarrollo reglamentario en muchos de sus artículos, varios de éstos se remiten expresamente al mismo. Por su parte, el artículo 107 en su párrafo 2º establece que la Dirección General de los Registros y del Notariado determinará, mediante Instrucción, las características que deban reunir los sistemas telemáticos de los notarios y registradores para la emisión, transmisión, comunicación y recepción de información, con tecnologías periódicamente actualiza das, de acuerdo con sus respectivas legislaciones especí?cas, así como con una serie de garantías técnicas. El hecho de que en este punto concreto la Ley emplee para su desarrollo un instrumento jurídico de menor rango que el reglamento –e incluso que la orden ministerial–, obedece quizás a que las modi?caciones y novedades que el veloz desarrollo tecnológico puede introducir en esta materia requieren una norma de tramitación sencilla que dé una respuesta rápida para aquéllas.

La Dirección General ha dictado ya esta instrucción, de 18 de marzo de 2003 (en adelante, la Instrucción). Después de esta normativa básica, hay un primer desarrollo referente a la copia electrónica: la Ley 7/2003, de 1 de abril, de Sociedad Limitada Nueva Empresa, que modi?ca la Ley 2/1995, de Sociedades de Responsabilidad Limitada y a la que complementa el Real Decreto 682/2003, de 7 de junio, el cual regula el sistema de tramitación telemática a que se re?ere el artículo 134 y la disposición adicional octava de la Ley 2/1995. Finalmente se ha promulgado la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de Firma Electrónica, que deroga la legislación en vigor, en especial el Real Decreto Ley 14/1999, de 17 de septiembre, sobre Firma Electrónica.

Dos conclusiones anticipadas

Ofreceremos, al terminar este trabajo, una serie de conclusiones; pero vamos a adelantar dos de ellas, pues son ideas presentes de continuo en toda la exposición.

La primera conclusión es que la copia electrónica no es una subespecie o modalidad de la copia en papel en el sentido de tratarse de una simple variación del soporte mate rial en el que descansa el documento, pasando del papel a lo electrónico. Existen muy acusadas diferencias entre ambas:

- La ?jación por ley de unos destinatarios para la copia elec trónica y la necesidad de remitirla, sin que sea su?ciente la mera expedición.
- Su condición de copia remitida para un solo uso, una ?nalidad concreta que deberá estar enmarcada en el ámbito de la competencia del receptor y ser utilizada por razón de su o?cio; de modo que es inválida la aplicación de la copia a un uso diferente.

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