Suplencia Notarial

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En caso de ausencia temporal de un Notario, ¿quién debe substituirlo? Este tema ha surgido motivado por las últimas reformas a la ley del notariado de Jalisco (2006), en la cual se suprimió la figura denominada “asistencia recíproca” (Tercero Transitorio decreto 21459- LVII/06) y mediante la cual un notario titular cubría temporalmente la ausencia de otro notario de su misma región (artículo 46 bis Ley Anterior).
  Notario José Antonio González Romero

El quehacer cotidiano de una notaria, se encuentra bajo la responsabilidad directa y personal del notario titular; en la medida que este imprima su esencia y su presencia en este trabajo será garantía de eficiencia y seguridad jurídica en los diversos actos notariales que se realicen por el notario.

Sin embargo, resulta que un notario es un ser humano susceptible de enfermarse, de vacacionar, de atender asuntos familiares... En estos supuestos y tal vez otros semejantes ¿Quién y por cuanto tiempo cubriría su ausencia?

En diversas legislaciones notariales de Jalisco y de otras entidades de la república mexicana, se contemplan figuras como la de “suplente”, “asociado”, “adscrito”, “supernumerario”, “provisional”, “substituto” y otras.
Ahora bien, que un notario pueda ser substituido en sus faltas temporales, resulta ser una realidad y una necesidad incuestionable.

Por lo tanto, debemos distinguir los conceptos anteriores o por lo menos los más usuales, referidos a “cubrir” las ausencias temporales de un notario. En efecto, en Jalisco existió el “notario supernumerario” después cambio por “notario encargado” posteriormente “notario asociado” y “notario asistido” o de “asistencia recíproca”.

En algunos estados se establece en las leyes notariales, la figura del “notario adscrito” para la suplencia notarial; en otros es el “suplente”, y en otros el “interino”. A continuación se relacionan por estados las figuras más usuales.







FUENTE: Consulta a las leyes notariales de los Estados.
Colaboró en la búsqueda Lic. Verónica Alcaraz Alvarado
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De lo anterior resulta que debemos admitir la presencia de un notario suplente además del asociado, y por ello es necesario que precisemos los conceptos respectivos.

NOTARIO ASOCIADO. Es la reunión de dos o más notarios de una misma región que actúan indistintamente en un mismo protocolo que debe ser el del notario de más antigüedad en su nombramiento y deben ejercer en un mismo domicilio notarial.

NOTARIO SUPLENTE. Se define así a un notario que es llamado por otro notario, generalmente no asociado, para que cubra sus faltas temporales y quien debe autorizar los actos del suplido sin perjuicio de la ejecución de sus propios actos notariales, pudiendo actuar indistintamente en los dos protocolos y en las oficinas notariales respectivas.

Así las cosas, en mi opinión un notario en ejercicio debe contar con la posibilidad legal de poder ser substituido o “cubierto” en sus ausencias o faltas temporales por cualquier motivo. Me resulta inexplicable en el sentido anterior, que se suprimiera de la ley del notariado de Jalisco en vigor, la figura de la “asistencia recíproca” entre notarios, porque aun cuando existe la figura del “notario asociado”, tal asociación no es obligatoria y algunos o diversos notarios ejercen sin asociarse, dado que el artículo 49 de la Ley del Notariado de Jalisco trata a la asociación como una opción voluntaria, lo que se deduce de su redacción que dice: “para una mejor prestación de los servicios notariales “podrán” hasta tres notarios celebrar convenio de asociación notarial…” . Sin embargo, para todos es una necesidad en algún momento de la vida contar con el apoyo o auxilio de alguien, en caso de ausentarse temporalmente del oficio notarial; pero lo más importante resulta ser en estos supuestos que la función o servicio notarial no se interrumpa por ser de orden e interés publico su ejercicio.

Consecuentemente, yo propondría que en la Ley del Notariado de Jalisco, se adoptara e incluyera la figura del “notario suplente”, que funcionaria bajo las siguientes reglas:

a) Constaría en un convenio escrito con clausulado libre, publicado en el Periódico Oficial, previo acuerdo de la Secretaría de Gobierno.
b) Sería por tiempo determinado no mayor a 6 meses, prorrogables sólo por causas plenamente justificadas.
c) El notario suplente debería concluir los actos notariales autorizados por el suplido y actuar en los nuevos a partir de su designación.
d) Los notarios deberían pertenecer a la misma región y solo por causas especiales podrían celebrar la suplencia con notarios de región distinta.
e) El notario suplente actuaría en el protocolo del notario suplido con una leyenda o razón que pudiera ser del tenor siguiente: “nombre del notario que actúa como Notario Suplente del Titular de la Notaria Número ________ y lugar ____ según convenio celebrado con fecha _______ publicado en el periódico oficial “El Estado de Jalisco” de fecha _____”.
f) En el protocolo del notario suplido se levantaría acta a continuación del último acto que hubiere autorizado, en que se haga constar el convenio de suplencia y también el de su terminación, las cuales deberán de ser visadas por el Director del Archivo de Instrumentos Públicos.
g) Se elaboraría un sello que expresara la calidad de suplente con el que autorizaría los actos del suplido. Al concluir el convenio se depositaría para su guarda y posterior uso o destrucción, si es el caso, en el Colegio de Notarios o en el Archivo de Instrumentos Públicos, mediante acta que se levantara y autorizara por los interesados.
h) El notario suplente ejercerá sin restricción alguna sus propios actos de notario que le correspondan por su numero y titularidad sin perjuicio de la suplencia que ejerza.
i).- Los ingresos de actos del notario suplido, se distribuirían salvo pacto en contrario, en un cincuenta por ciento entre ambos notarios descontando los gastos propios de la notaría suplida.
j).- El convenio de suplencia concluiría al vencimiento del plazo por el que se hubiere celebrado o por voluntad de ambos notarios manifestada por escrito.
k).- Al terminar el convenio se levantaría acta a continuación del último acto del suplente, en que se haga constar que el suplido reasume sus funciones.
l).- La responsabilidad de la actuación para todos los efectos legales, corresponderá siempre a quien actúa, bien sea el suplente o el suplido.

De adoptarse una reforma en los términos planteados o semejantes, en mi opinión se cubriría un vacío que la ley actual ha dejado, dado que el servicio notarial nunca debe dejarse de prestar a la sociedad, por ser parte fundamental del ejercicio de la fe pública que originalmente corresponde al Estado y que ha sido delegada al notario para hacer realidad un factor de equilibrio y orden publico, como lo es la seguridad jurídica de las personas y de sus bienes.

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