Las Actas: Idea general
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LECCIÓN SEXTA. Las Actas: Idea General |
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El artículo 144 del Reglamento Notarial encuadra las llamadas "actas notariales" dentro de los instrumentos públicos.
El concepto de acta podemos extraerlo de dos preceptos de nuestro Reglamento. En primer lugar del propio artículo 144 que dice que "la órbita propia de las actas notariales afecta exclusivamente a hechos jurídicos que por su índole peculiar no pueden calificarse de actos y contratos".
Por otro lado el artículo 1 del propio reglamento después de decir, en forma similar a su ley, que "los notarios ... como funcionarios ejercen la fe pública notarial", señala que ésta "tiene y ampara un doble contenido: a) en la esfera de los hechos, la exactitud de lo que el notario ve, oye o percibe por sus sentidos ... "
Las actas, pues son instrumentos públicos en los que el notario, a instancia de parte consigna hechos y circunstancias que presencia o le constan y que por su naturaleza no son materia de acto o contrato.
En las actas se manifiesta en su mayor pureza la fe pública y sus efectos. En primer lugar está muy disminuida la labor de asesoramiento del notario que se limita a comprobar si es lícito el requerimiento y a lo sumo si le conviene o no al requirente solicitar la intervención notarial. El resto se limita a la constatación de hechos que es labor del notario y en la que la parte no interviene. De aquí que a diferencia de la escritura en la que el notario es un narrador de lo que las partes dicen en las actas el notario es protagonista, se expresa en primera persona, y es él quien relata hechos.
El acta es un documento de gran importancia procesal por los importantes efectos que en el proceso tiene concedida la fe pública. Las actas, salvo excepciones son documentos dirigidos al proceso y que despliegan en éste su máxima eficacia.
III. Distinción entre actas y escrituras
Ambas, escrituras y actas son instrumentos públicos redactados por notario. Pero aquí acaba prácticamente la similitud entre ambas. Ambas se pueden distinguir por razón del fondo o por razón de sus requisitos.
Por razón del fondo se distinguen en que las escrituras recogen actos y negocios jurídicos, es decir declaraciones de voluntad. En las actas el notario recoge hechos que no sean materia de contrato, incluso si en algún acta se recoge alguna declaración de voluntad lo es como hecho acaecido y no como destinado a producir efectos jurídicos. Ya veremos más tarde alguna aplicación de esta matización.
Por razón de sus requisitos o formalidades se distinguen porque estas son inferiores en las actas que en las escrituras. Así resulta del artículo 197 del R. Notarial que establece:
- En la comparecencia de las actas no hace falta afirmar la capacidad de los requirentes, basta que exista interés legítimo en el requirente y que sea lícita la actuación notarial. Esto es lógico, recogiendo la escritura una declaración de voluntad hemos visto que el notario debe comprobar que la persona que comparece tiene la capacidad legal necesaria para ello. En cambio en las actas el requirente se limita a poner en movimiento la actuación notarial y para ello basta que tenga interés en ello ya que luego quien actúa es el propio notario. En cuanto a la licitud de la actuación notarial es lógica ya que este no puede prestar su colaboración a lo que sea contrario a las leyes incluso a la ley penal. Por poner un ejemplo resulta evidente que el notario no puede aceptar un requerimiento para forzar una cerradura ni siquiera para presenciar como la fuerza el requirente aun cuando le acredite que es el propietario y lo que desea es recuperar la posesión de la que ha sido privado, puesto que ésto no puede ser realizado por vía privada y puede ser un delito.
-No precisa fe de conocimiento, salvo que se exija en algún caso, como veremos así es. En la práctica, sin embargo el notario identifica al requirente y suele dar fe de conocimiento del mismo, lo que no significa que el caso de identificación errónea sea menos grave en las actas que en las escrituras.
- No requiere unidad de acto ni de contexto, pudiéndose cumplimentar en diligencias diferentes cada actuación a que dé lugar el requerimiento. El requisito de la unidad de acto significa que todos los contratantes que otorgan una escritura, salvo la excepción de ciertos supuestos de adhesión, deben comparecer ante el notario al mismo tiempo y dentro de un mismo texto documental. Aunque hay excepciones, esta es la regla general. En cambio en las actas es posible, y normalmente necesario separar el requerimiento al notario que se realiza antes de la actuación de éste y la actuación del notario que se realiza por diligencias posteriores.
IV. Clases de actas
En realidad las actas son un auténtico cajón de sastre donde se reúnen diversas actividades notariales que recogiéndose en el protocolo no recogen declaraciones de voluntad.
El Reglamento Notarial recoge hasta ocho tipos distintos de actas. De ellas nosotros distinguimos las más importantes o frecuentes que son:
-Actas de presencia, donde se comprenden las de remisión de documentos por correo, notificaciones y requerimientos, exhibición de cosas y documentos;
- de referencia
- de notoriedad
- de protocolización
- de depósito.
Vamos a ver las particularidades de cada una de ellas, aunque previamente describiremos el esquema general del acta.
V. Esquema general del acta
Vimos en la lección anterior cuál era el esquema general tradicionalmente empleado en España para las escrituras. Ahora vamos a hacer lo mismo con el acta, señalando sus particularidades.
A) Comparecencia
Comienza como la escritura, con el número, fecha, identificación del notario y de la persona o personas que comparecen.
No obstante ya hay aquí la primera e importante diferencia.
El notario en casos urgentes puede aceptar el requerimiento por carta, si la firma le es conocida. ¿ Cabría aceptar, siempre en estos casos de urgencia, el requerimiento por fax? El reglamento, como es lógico, no dice nada pero pienso que dadas las facilidades que otorga el Reglamento y que se amplían en la práctica aceptando, con frecuencia, el mandatario verbal creo no habría inconveniente.
Ya hemos visto que no hace falta capacidad sino que basta interés legítimo.
Surgen problemas cuando la diligencia o diligencias han de realizarse en plaza distinta de aquella en que puede actuar el notario. En este caso, en España se acude al llamado exhorto notarial en virtud del cual el notario al que se ha requerido traslada el requerimiento a otro notario de la plaza en que éste deba realizarse para su formalización. ¿Qué ocurre cuando la diligencia debe realizarse en otro país? El problema es más complejo, pues depende, a mi juicio, de que el notario de ese país realice o no actas, que ya hemos visto no siempre ocurre. Desde luego el notario español acepta la realización de toda clase de diligencias aunque el requerimiento le venga de notarios extranjeros.
B) Exposición
Si el requerimiento es muy simple se suele omitir la exposición. A veces, sin embargo, hay antecedentes que conviene reseñar y que pueden recogerse en esta parte expresando bien antecedentes que deben tenerse en cuenta bien el motivo del requerimiento.
C) Requerimiento al notario y autorización
En las actas se recoge la intimación formal al notario para que realice el contenido del acta, y esto es lo que pone en marcha la actuación notarial. Es pues la rogación al notario y se expresa también la aceptación por éste de la obligación de llevarla a cabo.
Por último se termina con la autorización en forma similar a la escritura.
D) Diligencia
Con lo antes expresado se termina la primera parte del acta o requerimiento cerrándolo con la firma del requirente y del notario autorizante. La segunda parte es la llamada diligencia, que se realiza normalmente más tarde y se comienza en el mismo folio del acta o en folio aparte.
Aquí se recoge exclusivamente la actuación notarial. El reglamento da algunas instrucciones sobre esta diligencia.
La primera, como ya hemos indicado, que no se precisa unidad de acto ni de contexto con el requerimiento.
La segunda que el notario no debe actuar nunca por sorpresa. El notario no es un policía que investiga es un fedatario. Así el Reglamento dice:
-Solo recoge el notario las manifestaciones hechas después de dar a conocer su condición de notario.
- En las cartas remitidas por notario quedará siempre constancia de la intervención notarial.
- En actos públicos debe poner en conocimiento de la autoridad su presencia, si bien, dice el Reglamento, ésta no podrá oponerse a la presencia del notario.
Por último el notario no preside el acto al que asiste, pero el Reglamento dice deberá ocupar sitio en la presidencia. En realidad, y en la práctica, lo que el notario exige es un lugar cómodo para realizar su trabajo y que sea perceptible por los asistentes para que éstos sepan de su presencia.
El notario puede redactar la diligencia en el mismo acto y lugar pero puede hacerlo también en su despacho usando las notas tomadas en el lugar.
El notario no puede forzar su actuación. Esta es una importante diferencia con el juez. Si le impiden actuar lo hará constar a los efectos oportunos. No obstante si es objeto de coacción o injurias naturalmente se produce un delito.
La diligencia suele ser muy simple. Comienza con la expresión del lugar, día y hora. Se narra el hecho y luego la lectura, si se actúa con alguien y firma en su caso. Si la persona con la que se entiende la diligencia no quiere firmar se hará constar así y firmará el notario solo.
Eso sí, en la narración de los hechos el notario ha de tener cuidado en conservar la verdad siendo escueto en la narración y evitando exageraciones o juicios de valor.
VI.- Tipos de actas
Veamos esquemáticamente las importantes.
A) De presencia
De forma sencilla se puede decir que las actas de presencia recogen aquello que el notario ve, oye o percibe por sus sentidos. Son muy frecuentes y sirven para preconstituir pruebas que luego pueden ser de utilidad en el proceso.
Requieren inmediatividad del notario. Como es lógico el notario recoge los hechos con arreglo a sus conocimientos. Los datos de tipo técnico solo debe reflejarlos si los conoce por sí. En otro supuesto debe descargar en la manifestación de un técnico que le acompañe, pero en este caso la fe pública solo ampara el hecho de que el que acompaña al notario manifiesta determinada cosa pero la apreciación en sí no esta amparada por la fe pública.
En España se ha extendido mucho la costumbre de requerir al notario para que compruebe hechos que luego son susceptibles de publicidad comercial. Se debe esto a prestigio del notario y la seriedad que da la intervención notarial. Se utilizan tanto para demostrar los efectos de determinados productos como en sorteos o concursos, incluso televisivos. En este caso el notario ha de actuar con especial cautela. Debe expresar en el acta el alcance concreto de la fe pública notarial, haciendo constar expresamente que no puede extenderse a cosas o hechos distintos de los que han sido objeto de su percepción personal. Así, por ejemplo, si se trata de comprobar cómo lava una lavadora el notario sólo puede reflejar en el acta, que "esa lavadora concreta" y en las condiciones concretas en que se ha realizado el lavado ha dado tal resultado, pero advirtiendo que ello no es extrapolable a otras lavadoras, incluso de la misma marca y a otros lavados distintos.
El Reglamento ha tenido que tomar medidas para evitar los abusos. Se prohibe, así, el uso publicitario de toda acta que no se haya instado expresamente con la finalidad de tal uso, y, en su caso, será necesaria la aprobación previa, por parte del notario autorizante, de los textos e imágenes en que se concrete la publicidad. Además el nombre del notario no deberá aparecer en la publicación autorizada de dichos textos e imágenes.
Este tipo de actas son de uso frecuente para comprobar el estado de las cosas, por ejemplo las humedades existentes en una habitación como consecuencia de desperfectos producidos por las conducciones bien del mismo piso bien del superior.
También la entrega de documentos. Efectos, dinero u otras cosas así como todo tipo de requerimientos u ofrecimientos de pago.
También cabe utilizar esta acta para acreditar la existencia de una persona que comparece ante el notario y a la que éste identifica. Estas actas suelen utilizarse para cobrar pensiones o cantidades que precisan la vida del recipiendario.
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