Esto ha originado algunos problemas, ya que en las pequeñas sociedades que puedan constar de tres o cuatro socios, a veces el presidente quiere que el notario haga no solamente de notario, es decir, de fedatario imparcial, sino que lo asesore, o poco menos, en las decisiones que va adoptando, los pasos que va dando, pues el presidente quizá no tiene conocimientos jurídicos y pretende que el notario le diga si cierta medida es posible o no. La Dirección General de los registros y del notariado ha emitido una resolución al respecto, en ella señala que es competencia exclusiva del presidente decidir y determinar si la junta está válidamente constituida y si por tanto ésta puede proceder o no. Es más: la mencionada resolución señala que en cada uno de los puntos concretos, el presidente tiene que manifestar de manera expresa que la junta queda válidamente constituida, el número de socios que concurre personalmente o representados y además de que así concurran, el porcentaje del capital social que ostentan.

En este punto deseo introducir un matiz para luego volver al punto de partida. Si, por ejemplo, un socio tiene mil acciones, no puede acudir personalmente diciendo que acude con quinientas y dejar otras quinientas para que su abogado también asista y pueda votar; está prohibido por la ley. Asímismo, cada accionista, cada socio en la limitada puede ostentar una sola representación; esto es que, si asiste el socio, no puede hacerlo también su representante o apoderado, pues aunque haya poderes, éstos quedan automáticamente revocados con la sola presencia del socio en la junta; tampoco puede nuestro hipotético socio de las mil acciones votar en dos sentidos, bajo el argumento de que con quinientas de sus acciones da un voto favorable a determinada moción y con las quinientas restantes da otro en contra, pues cada socio, por ley,  tiene que votar en un único sentido.

En materia de representación dentro de una sociedad, la ley española contempla que debe expedirse poder especí?co para cada junta, no cabe un poder general a favor del abogado o del asesor ?scal que gestiona el patrimonio, salvo que se trate de sociedades de familiares; en este y sólo en este caso sí que cabe un poder genérico.

Volviendo al punto de partida, decía que el notario es, cuando asiste a levantar acta de la sociedad, un tercero imparcial, como siempre; de suerte que la Dirección General ha señalado que, desde luego, le está prohibido el asesoramiento porque, aunque esté informando lo que dice la ley o lo que señala algún autor, el hecho de que el presidente no pueda o no sepa dirigir la junta, evidentemente puede ser una causa para cesarlo si ejerce un cargo creado o existente para quienes tienen la competencia necesaria. Por mencionar entre otras facultades que corresponden al presidente y como una de las básicas, está la de presidir justo el órgano principal de la sociedad, aunque realmente, como señala el renombrado catedrático, el profesor Don Aurelio Menéndez, que fue magistrado del Tribunal Constitucional, preceptor del actual príncipe de España, hoy la vida de las sociedades anónimas (por lo menos de las que cotizan en bolsa), no es la junta de cada año, sino el órgano de administración –es decir, lo que él llama “la aristocracia”– la que gobierna a la sociedad, más que la propia asamblea o junta de socios. En cualquier caso, el notario no puede actuar como asesor. Recapitulando y enriqueciendo el punto, es el presidente quien tiene que ir paso a paso declarando que está válidamente constituida la junta, qué socios concurren, qué porcentaje representan y luego, en cada acuerdo, también es el presidente el que tiene que decir cuáles socios han votado a favor, cuáles en contra y el porcentaje representado en uno y otro caso; en otras palabras, no es obligación del notario llevar a cabo un recuento, sino la es del presidente; la función del notario se limita a recoger la manifestación del presidente. Tal puntualización surgió a raíz de un recurso por cuyo medio uno de los socios reclamaba responsabilidad, daños y perjuicios, a un notario de Madrid, porque decía que éste no había hecho bien el recuento. El notario alegó que no era misión suya y que se limitaba a recoger cuanto el presidente manifestaba, por tanto, si el acta estaba mal hecha no era responsabilidad del notario, pues la confección del recuento es competencia exclusiva del presidente de la junta. A grandes rasgos, pues, la función notarial en la junta se circunscribe a recoger los hechos. Una puntualización muy importante de la resolución mencionada, es la de que el notario no tiene que desplegar otra actividad que la de recoger las manifestaciones del presidente; en cuanto a las manifestaciones de los socios, se ha de limitar a recoger el sentido general de sus intervenciones; si algún socio quiere que se recojan las suyas literalmente, así ha de manifestarlo, a ?n de que el notario proceda en consecuencia.