Suplencia Notarial

El quehacer cotidiano de una notaria, se encuentra bajo la responsabilidad directa y personal del notario titular; en la medida que este imprima su esencia y su presencia en este trabajo ser� garant�a de eficiencia y seguridad jur�dica en los diversos actos notariales que se realicen por el notario.

Sin embargo, resulta que un notario es un ser humano susceptible de enfermarse, de vacacionar, de atender asuntos familiares... En estos supuestos y tal vez otros semejantes �Qui�n y por cuanto tiempo cubrir�a su ausencia?

En diversas legislaciones notariales de Jalisco y de otras entidades de la rep�blica mexicana, se contemplan figuras como la de �suplente�, �asociado�, �adscrito�, �supernumerario�, �provisional�, �substituto� y otras.
Ahora bien, que un notario pueda ser substituido en sus faltas temporales, resulta ser una realidad y una necesidad incuestionable.

Por lo tanto, debemos distinguir los conceptos anteriores o por lo menos los m�s usuales, referidos a �cubrir� las ausencias temporales de un notario. En efecto, en Jalisco existi� el �notario supernumerario� despu�s cambio por �notario encargado� posteriormente �notario asociado� y �notario asistido� o de �asistencia rec�proca�.

En algunos estados se establece en las leyes notariales, la figura del �notario adscrito� para la suplencia notarial; en otros es el �suplente�, y en otros el �interino�. A continuaci�n se relacionan por estados las figuras m�s usuales.







FUENTE: Consulta a las leyes notariales de los Estados.
Colabor� en la b�squeda Lic. Ver�nica Alcaraz Alvarado.

De lo anterior resulta que debemos admitir la presencia de un notario suplente adem�s del asociado, y por ello es necesario que precisemos los conceptos respectivos.

NOTARIO ASOCIADO. Es la reuni�n de dos o m�s notarios de una misma regi�n que act�an indistintamente en un mismo protocolo que debe ser el del notario de m�s antig�edad en su nombramiento y deben ejercer en un mismo domicilio notarial.

NOTARIO SUPLENTE. Se define as� a un notario que es llamado por otro notario, generalmente no asociado, para que cubra sus faltas temporales y quien debe autorizar los actos del suplido sin perjuicio de la ejecuci�n de sus propios actos notariales, pudiendo actuar indistintamente en los dos protocolos y en las oficinas notariales respectivas.

As� las cosas, en mi opini�n un notario en ejercicio debe contar con la posibilidad legal de poder ser substituido o �cubierto� en sus ausencias o faltas temporales por cualquier motivo. Me resulta inexplicable en el sentido anterior, que se suprimiera de la ley del notariado de Jalisco en vigor, la figura de la �asistencia rec�proca� entre notarios, porque aun cuando existe la figura del �notario asociado�, tal asociaci�n no es obligatoria y algunos o diversos notarios ejercen sin asociarse, dado que el art�culo 49 de la Ley del Notariado de Jalisco trata a la asociaci�n como una opci�n voluntaria, lo que se deduce de su redacci�n que dice: �para una mejor prestaci�n de los servicios notariales �podr�n� hasta tres notarios celebrar convenio de asociaci�n notarial�� . Sin embargo, para todos es una necesidad en alg�n momento de la vida contar con el apoyo o auxilio de alguien, en caso de ausentarse temporalmente del oficio notarial; pero lo m�s importante resulta ser en estos supuestos que la funci�n o servicio notarial no se interrumpa por ser de orden e inter�s publico su ejercicio.

Consecuentemente, yo propondr�a que en la Ley del Notariado de Jalisco, se adoptara e incluyera la figura del �notario suplente�, que funcionaria bajo las siguientes reglas:

a) Constar�a en un convenio escrito con clausulado libre, publicado en el Peri�dico Oficial, previo acuerdo de la Secretar�a de Gobierno.
b) Ser�a por tiempo determinado no mayor a 6 meses, prorrogables s�lo por causas plenamente justificadas.
c) El notario suplente deber�a concluir los actos notariales autorizados por el suplido y actuar en los nuevos a partir de su designaci�n.
d) Los notarios deber�an pertenecer a la misma regi�n y solo por causas especiales podr�an celebrar la suplencia con notarios de regi�n distinta.
e) El notario suplente actuar�a en el protocolo del notario suplido con una leyenda o raz�n que pudiera ser del tenor siguiente: �nombre del notario que act�a como Notario Suplente del Titular de la Notaria N�mero ________ y lugar ____ seg�n convenio celebrado con fecha _______ publicado en el peri�dico oficial �El Estado de Jalisco� de fecha _____�.
f) En el protocolo del notario suplido se levantar�a acta a continuaci�n del �ltimo acto que hubiere autorizado, en que se haga constar el convenio de suplencia y tambi�n el de su terminaci�n, las cuales deber�n de ser visadas por el Director del Archivo de Instrumentos P�blicos.
g) Se elaborar�a un sello que expresara la calidad de suplente con el que autorizar�a los actos del suplido. Al concluir el convenio se depositar�a para su guarda y posterior uso o destrucci�n, si es el caso, en el Colegio de Notarios o en el Archivo de Instrumentos P�blicos, mediante acta que se levantara y autorizara por los interesados.
h) El notario suplente ejercer� sin restricci�n alguna sus propios actos de notario que le correspondan por su numero y titularidad sin perjuicio de la suplencia que ejerza.
i).- Los ingresos de actos del notario suplido, se distribuir�an salvo pacto en contrario, en un cincuenta por ciento entre ambos notarios descontando los gastos propios de la notar�a suplida.
j).- El convenio de suplencia concluir�a al vencimiento del plazo por el que se hubiere celebrado o por voluntad de ambos notarios manifestada por escrito.
k).- Al terminar el convenio se levantar�a acta a continuaci�n del �ltimo acto del suplente, en que se haga constar que el suplido reasume sus funciones.
l).- La responsabilidad de la actuaci�n para todos los efectos legales, corresponder� siempre a quien act�a, bien sea el suplente o el suplido.

De adoptarse una reforma en los t�rminos planteados o semejantes, en mi opini�n se cubrir�a un vac�o que la ley actual ha dejado, dado que el servicio notarial nunca debe dejarse de prestar a la sociedad, por ser parte fundamental del ejercicio de la fe p�blica que originalmente corresponde al Estado y que ha sido delegada al notario para hacer realidad un factor de equilibrio y orden publico, como lo es la seguridad jur�dica de las personas y de sus bienes.