| El notario y su función El notario, definido como funcionario público por el Consejo de Estado en sentencia del 22 de octubre de 1981, tiene a su cargo la prestación del servicio público notarial dentro del marco territorial que se le haya asignado. Es un funcionario designado por el Estado e investido para dar fe y revestir de certeza y autenticidad los actos en que interviene. |
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Para ser notario a cualquier título se necesitan los siguientes requisitos generales: ser nacional colombiano, ciudadano en ejercicio, persona de excelente reputación y tener más de 30 años de edad. Además es indispensable el lleno de requisitos que son específicos según la categoría del círculo de que se trate, los cuales están expresamente señalados en los artículos 153 y siguientes del Decreto ley 960 de 1970, concordante en lo pertinente con el Artículo 62 del Decreto 2148 de 1983.
Si bien la ley señala que para ingresar al servicio notarial tal designación debe efectuarse mediante concurso, la norma que así lo exigía fue suspendida por el Consejo de Estado en auto de marzo 30 de 1984. Por consiguiente, mientras el Consejo Superior de la Administración de Justicia no decida convocar a concurso para ingreso al servicio, el nombramiento de notarios para los círculos de primera categoría corresponde al Gobierno nacional y para los círculos de 2a. y 3a. categoría a los respectivos Gobernadores, Intendentes o Comisarios, una vez se compruebe por parte del interesado, el lleno de los requisitos exigidos por la ley. El nombramiento se hace para un período de cinco (5) años.
Funciones del notario
Inicialmente diremos que entre las funciones primordiales del notario están:
• Autorizar el otorgamiento de escrituras públicas, conformar con éstas el protocolo, custodiarlo y conservarlo;
• Autorizar el reconocimiento de las firmas o documentos que requieran este requisito;
• Dar fe y revestir de certeza y de autenticidad los actos en que interviene.
Qué compete al notario
• Recibir, extender en el papel competente (notarial o de seguridad) y autorizar las declaraciones de los interesados que según la ley requieran escritura pública y aquéllas que estas personas desean revestir de tal solemnidad.
• Autorizar el reconocimiento espontáneo de documentos privados.
• Testimoniar sobre la autenticidad de firmas de funcionarios o de particulares y de otros notarios que las hayan registrado en la notaría donde se solicita el servicio.
• Dar fe sobre la correspondencia o identidad existente entre un documento que tenga a la vista y su copia mecánica o literal. • Dar testimonio de la supervivencia de las personas naturales, expidiendo la correspondiente fe de vida.
• Recibir y guardar en el protocolo aquellos documentos que la ley o el juez ordene protocolizar o que los interesados le presenten para su guarda y conservación.
• Expedir copias o certificaciones, según corresponda, de los documentos que reposan en sus archivos.
• Intervenir en la extensión, otorgamiento y autorización de los testamentos solemnes que por disposición legal deban otorgarse ante notario.
• Efectuar la apertura y publicación de los testamentos cerrados.
• Llevar el registro del Estado Civil de las personas de acuerdo con las exigencias y formalidades de ley.
• Las demás funciones que le asigne las leyes.
• Puede igualmente el notario testimoniar por escrito con fines jurídicos probatorios sobre hechos que haya percibido en el ejercicio de sus funciones, de los cuales no hubiere guardado dato en sus archivos.
Cómo procede el ejercicio de la función notarial
El notario sólo prestará el servicio a solicitud de los interesados, pudiendo éstos elegirlo libremente, a menos que la actuación esté sujeta a reparto, cuando en el círculo de que se trate haya más de una notaría y los actos o contratos respectivos se enmarquen en el artículo 15 de la Ley 29 de 1973.
Por regla general debe prestar el servicio a quien se lo solicite, pero actuando siempre dentro del territorio de su circunscripción territorial.
Prohibiciones para el notario
Debe abstenerse de prestar el servido cuando a juicio del notario el acto esté viciado de nulidad absoluta de alguna de las partes o por estar clara y expresamente prohibido en la ley.
A manera de ejemplos se citan los siguientes casos:
Los actos de los impúberes, dementes y sordomudos, artículo 1504 del Código Ovil; por no cumplirse todos los requisitos formales del caso o no aportársele los comprobantes pertinentes; artículo 156 Ibídem; artículos 25 y 26 Decreto 2148 de 1983. artículos 35 Y 37 Decreto 2163 de 1970 y artículo 71 Decreto Ley 960 de 1970.
El contrato de venta entre cónyuges no divorciados o entre el padre y el hijo de familia (artículo 1852 CC).
La venta de fundos de extensión superliciaria igual o inferior a tres (3) hectáreas, salvo que se dé una cualquiera de las excepciones previstas en el artículo 88 Ley 135 de 1%1.
La escritura pública
Es el instrumento que contiene las declaraciones hechas por el interesado ante el notario, respecto de aquellos actos que por ley o por voluntad propia, necesitan de la solemnidad del documento público por excelencia, cual es la escritura pública.
La legislación notarial la define en el Decreto Ley 960 de 1970, artículo 13.
En el proceso de su elaboración deben tenerse en cuenta diversos aspectos que es necesario cumplir para su validez. Para una mejor comprensión diremos que toda escritura debe contener:
1.- Encabezamiento, que está conformado:
a) Por el número de orden sucesivo que le corresponda al instrumento, expresado en letras y números.
b) Fecha del otorgamiento: día, mes y año.
c) Indicación del lugar donde se otorgó (municipio, departamento, intendencia y la República).
d) Nombre y apellido del notario y el círculo notarial al cual pertenece.
| Adjunto | Tamaño |
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| 1.2 Guia para el Otorgamiento de Escrituras ante Notario..pdf | 24.74 KB |